Wikipedians in Special Residence is een project waarin van 2013 tot in 2015 twee Wikipedians in Residence (Arie Sonneveld en Hans Muller) een verbinding legden tussen de kennis en collecties van twaalf Nederlandse bibliotheken en Wikipedia. Zij gaven voorlichting over de mogelijkheden van Wikipedia voor verbreiding van cultuur en kennis en mochten de collecties van deze bibliotheken gebruiken, waarbij de onderlinge samenwerking tussen de bibliotheken werd bevorderd. Zowel Wikipedia als Wikimedia Commons, de databank van Wikipedia, profiteerden hiervan. Het project werd uitgevoerd onder auspiciën van de WSWB, de Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken, een samenwerkingsverband van 25 Nederlandse bibliotheken. Het verschil met de inmiddels internationaal bekende functie van Wikipedian in Residence was dat in dit speciale project met twaalf bibliotheken werd gewerkt, die elk de Wikipediaan twee maanden aan huis kregen.
Het doel van het project Wikipedians in Special Residence was vierledig:
Inbreng van data van de twaalf betrokken bibliotheken in Wikipedia en Wikimedia
Inbreng van de expertise van de betrokken bibliotheken in Wikipedia
Vergroten van de kennis van andere dan traditionele kennismedia bij de medewerkers van bibliotheken, actieve participatie en onderlinge samenwerking.
Uitbreiden van Wikipedia en bijdragen Wikimedia op onderdelen waar aanvulling nodig is, op basis van betrouwbare informatie vanuit expertisebibliotheken.
- Ten minste 25.000 uploads van afbeeldingen (etc.) naar Wikimedia Commons.
- Ten minste 1.000 gestarte of verbeterde artikelen in Wikipedia.
- Nieuwe context voor data en collecties op basis van de thematische aanpak.
- Vergrote kennis bij de medewerkers.
- Versterkte samenhang tussen de speciale bibliotheken binnen WSWB.
De opzet van het project Wikipedians in Special Residence was het delen van collecties en data van wetenschappelijke bibliotheken via Wikipedia. Dat gebeurde door het toevoegen van beeld en tekst aan Wikimedia en Wikipedia, maar ook door bewustmaking van het belang van andere manieren van outreach van de collecties binnen de betrokken wetenschappelijke bibliotheken. De vorm waarin dit project gerealiseerd werd is via de inzet van twee Wikipedians in Residence (voor zowel de inzet van beeld als van tekst, maar ook voor andere kennisdisseminatie – zie verderop) waarbij zes thema’s centraal staan. Het project vond plaats in het samenwerkingsverband WSWB (Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken, waarin circa 25 Nederlandse bibliotheken zich verenigd hebben).
De thema’s werden niet te strikt gezien. In de samenwerking konden de thema’s juist gekoppeld worden en met de dwarsverbanden ontstonden interessante wisselwerkingen. Per thema leverden de kandidaatbibliotheken het grootste deel van de input (gebaseerd op de onderscheidende verzamelgebieden). Daarnaast was er binnen het project kruisbestuiving, doordat de thema’s waar mogelijk aangevuld werden met data en bronnen uit de collecties van de andere deelnemende bibliotheken. Deze kruisbestuiving vergrootte de mogelijkheden voor hergebruik van de collecties en een veelzijdiger gebruikersperspectief.
De thema’s waren breed gedefinieerd, juist om de Wikipedians in Residence de vrijheid te geven niet de collecties of de organisaties centraal te stellen, maar die onderdelen van Wikipedia die uitbreiding behoefden. (Dus vraaggericht, niet aanbodgericht).
De Wikipedian in Residence was binnen de instelling waar hij of zij resideerde binnen de thema’s vrij in de keuze van onderwerp en collectie. Het was nadrukkelijk niet de bedoeling dat er Wikipedia-PR-berichtjes voor de betrokken instellingen gemaakt werden; het was wel de bedoeling om de collecties, afbeeldingen, informatie en metadata van de instellingen op een nuttige manier in Wikipedia – en daarmee open binnen het bereik van een groot publiek - in te zetten.
De samenwerking in dit project was tweeledig. Allereerst werkten de Wikipedians in Residence per thema samen met de collega’s in de kandidaatbibliotheken (en andersom). Maar minstens even belangrijk was de samenwerking tussen de verschillende bibliotheken in het project. De collecties kwamen samen in de verschillende thema’s, wat kruisbestuiving in de hand werkte. De Wikipedians speelden daarin een verbindende rol. Dit zorgde voor verrijking van de individuele collecties en een brede profilering van Nederlands erfgoed online. Het kwam vervolgens het gebruik van de collecties online en on site ten goede komen.
De twee Wikipedians werden voor een periode van veertien maanden ingehuurd (als zzp'er). Een maand voor de uitwerking van het project, en vervolgens volgen zes maal twee maanden per thema en een maand afsluitende werkzaamheden. De bedoeling was niet om zoveel mogelijk te digitaliseren (al is digitalisering mogelijk een klein onderdeel). De doelen warn
onderbrengen in Wikipedia via Wikimedia Commons van documenten of voorwerpen die de instellingen hebben gedigitaliseerd. De Wikipedian in Residence verzamelt materiaal over een bepaald onderwerp (bijvoorbeeld Indonesië, DES-kinderen, een kunstenaar, oorlog) en breidt artikelen in Wikipedia uit met tekst, verwijzingen, links en beeld.
aftappen van de expertise van de betrokken instellingen en uitbreiden van Wikipedia-artikelen met tekst, beeld, verwijzingen en externe links.
stimuleren van de staf via cursussen over Wikipedia om aan Wikipedia bij te dragen. In de afsluitende fase van het project kan een Wikiweek worden georganiseerd, waarin de WiR een praktische rol krijgt (cursus, trainingen).
Een klankbordgroep werd samengesteld uit vertegenwoordigers van de deelnemende bibliotheken en vertegenwoordigers van de Wikimedia-gemeenschap om de voortgang van het project te bewaken. Deze klankbordgroep kwam gedurende de looptijd onder voorzitterschap van de projectleider een aantal keer bijeen. De Wikipedians in Residence woonden deze bijeenkomsten bij. Focus van de klankbordgroep was algemene voortgangs- en projectbewaking en afstemming van de thema’s.
November 2013: twee Wikipedians gaan aan de slagbewerken
De vacaturemelding voor de Wikipedians in Special Residence was hier te vinden. In november gingen twee Wikipedians in Special Residence aan de slag bij twaalf speciale Nederlandse bibliotheken. De “Wikipedianen” Hans Muller en Arie Sonneveld gingen dan veertien maanden lang de kennis en gegevens van deze bibliotheken en Wikipedia verbinden. Ze hoopten daarmee de diversiteit en de kwaliteit van Wikipedia te vergroten door inzet van de collecties en de kennis van de instellingen. Sonneveld en Muller zijn allebei ervaren Wikipedianen. Ze hebben duizenden artikelen in Wikipedia bewerkt en honderden lemmata geschreven. Muller heeft een achtergrond als natuurkundige en archivist. Hij werkte onder meer als sterrenkundige in Rome, als docent en als organisator bij Wikimedia Nederland. Sonneveld studeerde in Wageningen, is redacteur en vertaler en werkte in het management van boekhandel en bibliotheek. Met hun brede belangstelling waren ze samen in staat de zeer uiteenlopende aandachtsgebieden van de 12 betrokken bibliotheken op een goede manier te betrekken bij Wikipedia (en andersom). Ook een "Wikitraining" voor bibliotheekmedewerkers stond op het programma.
Tijdsplanning en werkverdeling bibliothekenbewerken
Activiteit
Periode
Voorbereidingsfase
juni – augustus 2013
Werving Wikipedians in Residence
september 2013
Oriëntatie en uitwerking project
oktober – november 2013
Projectfase per thema (bibliotheek)
december 2013 – november 2014
Afsluitende fase
december 2014 - medio 2015
X geeft de tweemaands huiswikipediaan aan, de collega hielp dan desgewenst mee. In 2015 werden sommige instituten opnieuw bezocht.
65 Historische artikelen en ~ 200 prenten beschreven
2066 Prenten à 50 MB, enkele eigen foto's van het Vredespaleis en tuin. De bibliotheek heeft zelf nog honderden foto's van prenten in Wikipedia-artikelen geplaatst, zodat er in januari 2016 469 beelden op 783 wikipedia-pagina's gebruikt worden.
Hieronder per deelnemende instelling telkens tweetallen van - volgens betrokkenen - fraaie artikelen en afbeeldingen die in dit project aan Wikipedia en Wikimedia Commons zijn toegevoegd.
Damen, Jos en Sonneveld, Arie: Wikipedia & Erfgoed, Wikimedia Conferentie Nederland 2014, Utrecht 1 november 2014
Jos Damen & Ingeborg Verheul: Wikipedia, Library Data & Collections. Presentation during the session Releasing Knowledge from Hidden Corners of the Web at the OCLC EMEA Conference The art of invention (Florence, 10 Febr. 2015)
Jos Damen & Ingeborg Verheul: Wikipedians in Special Residence. Presentatie tijdens Inspiratiemiddag KNVI & Informatieprofessional, 4 juni 2015 in het NIOD
Jos Damen & Ingeborg Verheul: Wikipedia & Bibliotheekcollecties. Presentatie tijdens bijeenkomst AIN (Amsterdam Informatie Netwerk) en AdamNet, 2 juli 2015 in de Bibliotheek van de Universiteit van Amsterdam.
