Wikipedia:Ter-burg/WiR/Notulen/2014-01-28

Wikipedian in Residence overleg

• 27 januari 2014
• Afrika Studiecentrum, Leiden

Aanwezig

Sandra F, Hay, Arie, Hans, Jesse, Jos (kort bijgewoond), Sebastiaan (verslag)

Agenda

1. Activiteiten tot nu toe (en eventuele lessons learned )
2. De plannen op korte en lange termijn
3. Wiki loves Maps
4. Planning van evenementen

Er wordt begonnen met een kort rondje langs alle WiR's waarin ze kort vertellen wat hun meest recente ervaringen zijn.

Sandra F / Stichting Academisch Erfgoed

Nu 3 weken bezig als WiR bij stichting academisch erfgoed. 3 dagen per week tot 1 januari 2015.

Bezig met een tiental Nederlandse Universiteiten en musea. Thema is Expedities. Tropenmuseum is nu ondersteunende partner in plaats van aansturend. In de communicatie hoeft alleen SAE genoemd te worden (Wikipedian in Residence voor het Expedities project, ondersteund door SAE).

Ze is momenteel bij de instellingen aan het kijken wat ze in hun collectie hebben en wat hun eisen en wensen (en capaciteiten) zijn. Er is een grote variatie tussen de verschillende instellingen op dit vlak. De TU Delft heeft een projectleider die er Prince2 project van maakt, inclusief PID en andere documentatie, in Groningen is het een persoon die een paar uur beschikbaar is.

Per instelling wordt in kaart gebracht wat zij op welk vlak willen doen, al bekend zijn:

1. TU Delft: kaarten
2. UMU: Collectiebrede contentdonatie, maar nu ook kijken naar Expeditie specifiek. Ook cursus voor studenten.
3. UVA: hebben o.a. Kaartenarchief van de Koninklijke Nederlandse Aardrijkskunde Genootschap (KNAG) van 1900 - 1960. Opnames van etnymusicoloog Jaap Kunst.
4. Maastricht: kleine groep studenten gaat een cursus (6mnd) doen waarbij ze reisverslagen van jezuïeten gaan analyseren en daar ook artikelen over schrijven.
5. Wageningen en Eindhoven heeft Sandra nog niet bezocht.

Per instelling wordt gekeken waar die het meeste aan heeft. Idealiter zou er per instelling een activiteit georganiseerd worden.

Ook kijkt Sandra naar het betrekken van de community: waar worden Wikipedianen warm van?

De kans op nieuwe bewerkers is niet zo groot in vergelijking met de andere WiR’s. Er worden minder cursussen gegeven aan personeel. Dit project bestaat vooral uit content donaties en trajecten met studenten.

Hay / Nationaal Archief en Koninklijke Bibliotheek

Hay is nu bijna 4 maanden aan werk, zijn project loopt tot 1 juli 2014. Hij heeft een gedeelde functie bij de KB en NA. Bij beide instellingen mensen die bezig zijn met erfgoed. Het KB is een formelere organisatie dan de NA. Dat zorgt ook voor een andere aanpak voor beslissingen. Op communicatievlak kan de gedeelde functie soms tot onduidelijkheden leiden, bijvoorbeeld welk(e) logo(’s) bij welke werkzaamheden/activiteiten opgenomen moet(en) worden.

Er zijn nu 5 introductie workshops gegeven aan meer dan 100 medewerkers. Retentie is lastig: weinig mensen blijven bewerken na de workshops. Momenteel worden ook vervolgcursussen gegeven aan medewerkers.

Wikipedia bewerken voelt voor medewerkers alsof ze aan het Facebooken zijn onder werktijd (dingen die niet bij je taken horen). Vanuit het management wordt hier tot nu toe nog niet over gecommuniceerd dat dit wel onder de werkzaamheden valt. Tot nu toe zijn er twee stromingen waar te nemen: werknemers die vasthouden aan oude werkwijzen (en enige weerstand bieden aan vernieuwingen) en medewerkers die erg geloven in het beschikbaar stellen van kennis op platforms zoals Wikipedia.

Anouk is Hay’s baas, in de praktijk werkt hij veel samen met Olaf.

Het meest gelezen dossier op de KB site wordt minder dan helft bezocht dan het artikel op Wikipedia.

Hay merkt op dat je niet alleen Wikipediaan bent, maar vooral evangelist op het vlak van kennisdeling en digitaal werken op het erfgoed vlak. Die rol van evangelist is misschien nog wel belangrijker dan het uitvoerende werk.

Wikipedianen weten Hay inmiddels wel te vinden als ze vragen hebben over de KB of NA collectie. Doordat Hay naast de directeur van Spaarnestad zit komt er soms ook werk beschikbaar dat door een Wikipediaan moeilijk of niet beschikbaar gekomen was.

In het gebouw zitten verschillende organisaties. Bijna allemaal hebben ze Hay al benaderd om een keer een presentatie te komen geven. Bij de RKD is wel de gedachte om te delen, maar er is wel moeite om het zonder watermerk te doen. Hier is ook de tweedeling in personeel te vinden (voor of tegen delen). Soms is het lastig om te bepalen wat wel en niet binnen zijn werkzaamheden valt, bijvoorbeeld de verzoeken voor een presentatie of cursus van een andere organisatie in hetzelfde pand. Bij twijfel afstemmen met de vereniging, mogelijk dat er andere vrijwilligers interesse in hebben.

Het NA logo staat nu op Commons, dat kan nu dus meegenomen worden in de infoboxen onder de beelden die van het NA komen.

Werkzaamheden voor de komende maanden:

1. nog vervolgcursussen
2. inzetten op de donaties, wil de GLAMwiki Toolset inzetten om 150.000 Anefo foto’s op Commons te zetten.

Er ontstond een korte discussie over het opnemen van het bereik van Wikipedia artikelen en/of content op Commons in de verantwoording van de instellingen die de content beschikbaar hebben gemaakt. Deze outreach zou ook een prestatie indicator moeten zijn waarmee het functioneren van instellingen gemeten wordt. Afgesproken is om in kaart te brengen welke tools er zijn voor instellingen (bv. BaGlaMa) om dit te meten. Hierover zou goed een workshop georganiseerd worden en een opinie artikel geschreven worden.

Ook sluit dit aan bij het idee van Sebastiaan om een manifest op te stellen dat instellingen kunnen ondertekenen. Hiermee kunnen ze aangeven dat ze (1) de gedachte ondersteunen en (2) een belofte doen om hieraan mee willen werken, bijvoorbeeld door content donaties te doen. Het ondertekenen staat los van de volwassenheid van een instelling op dit vlak (hoe makkelijk ze content kunnen delen). Deze volwassenheid kan mogelijk met het onderzoek van Beat in kaart worden gebracht.

Sandra geeft aan dat dit ook onder de aandacht gebracht moet worden bij beleidsmakers/subsidiegevers/etc. Bereik op deze manier zou ook in (landelijk cultuur) beleid opgenomen moeten worden.

Jos: WiRs zijn geen reclame makers voor de instellingen, maar als smeermiddel voor de collecties. Stelt voor dat bij elke WiR een zin opgenomen wordt hierover. Dit in het kader van het managen van verachtingen bij instellingen.

Voor Hay’s werkzaamheden zijn KPI’s (prestatie indicatoren) opgesteld, momenteel zijn deze nog moeilijk te meten. Deze zullen wel nog gebruikt worden ter verslaglegging/verantwoording van het project.

Arie / WSWB

Arie is samen met Hans op 1 november 2013 begonnen als WiR voor de Werkgroep Speciale Wetenschappelijke Bibliotheken (WSWB). Onderling hebben zij verdeeld wie bij welke van de 12 bibliotheek het project oppakt.

Arie is begonnen bij de KILTV (Koninklijk Instituut voor Taal en Volkenkunde). Deze organisatie is te zien als de KB van Indonesië in Nederland, een koloniale bibliotheek. Destijds kreeg het KILTV instelling kreeg toen wel te horen dat ze in de huidige vorm niet door zullen gaan. Arie heeft daar twee cursussen gegeven: een introductiecursus en een schrijfcursus. Hij concentreert zich nu op beelddonaties.

De workshop bezoekers zijn vooral mensen van collecties, niet de onderzoekers en wetenschappers. Er zijn dus meer beheerders naar de cursus gekomen dan in inhoudelijke experts. Dat klopt ook bij het project: het zijn de bibliotheken die aangesloten zijn, niet de instellingen waar de bibliotheken onderdeel van uitmaken.

Arie gaat veel POV-pushing (point of view, meningen op Wikipedia) tegen, dat deed hij al voordat hij WiR werd. Sommige Wikipedianen zien niet dat het werk als WiR en zijn werkzaamheden op Wikipedia als vrijwilliger los van elkaar staan. Gevolg is wel dat hij nu minder actief is als vrijwilliger.

Arie constateert dat personele wisselingen bij instellingen gevolgen kunnen hebben voor het commitment aan het project.

Bij elke instelling moet weer vanaf 0 begonnen worden. Daardoor gaat relatief veel tijd in het begin verloren aan het leren kennen van de organisatie, zeker als er maar 2 maanden zijn.

Jesse: zijn er internationaal voorbeelden van kortlopende projecten? Arie: Op dit vlak is daar niet veel van gedaan, meeste WiR’s zitten langer bij een instelling.

Jesse: is er nazorg? Arie: Ja, er zijn opvolg cursussen en evaluaties.

Op Metrics gebied is een richtlijn opgenomen van het aantal artikelen dat geschreven moet worden/zijn en hoeveel content gedoneerd moet zijn. Die zijn enkel richtinggevend, worden niet als KPI’s gebruikt.

Hans /WSWB

Hans is nu 3 maanden bezig. De projectleider is razend enthousiast en heeft een enorm netwerk. De projectleider is zelf ook Wikipediaan, dat heeft veel voordelen. Bijvoorbeeld dat er korte lijntjes zijn binnen de organisatie, maar ook met de community. Ook wordt hij als expert op Wikipedia gebied gezien.

Op Wikipedia:GLAM staat het rooster wanneer Arie en Hans bij welke instelling zitten. Er zijn projectpagina’s voor het Afrika Studie Centrum (ASC). Daarvoor is het template gebruikt dat Olaf Janssen van de KB had opgesteld.

Tot nu toe heeft Hans 4 bijeenkomsten georganiseerd waar 20 mensen aan mee hebben gedaan. Veel kritiekpunten zijn besproken bij deze bijeenkomsten.

Aan buitenlandse gasten worden ook presentaties gegeven, daar is de animo om te gaan bewerken minder groot. Buitenlandse bewerkers enthousiasmeren past alleen binnen de opdracht van het ASC.

Hans loopt tegen buitenlandse auteursrechten aan op het vlak van kaarten. De kaarten die het ASC heeft zijn in andere landen (voornamelijk Engeland en Frankrijk) gemaakt. Deze uitgevers gaan benaderd worden om te kijken of die kaarten vrijgegeven kunnen worden.

De directeur van het ASC heeft een privé les gekregen en daarbij een artikel geschreven. Dit is enthousiast ontvangen. Momenteel probeert Hans het delen van kennis (op vrije platforms) op te laten nemen in de communicatiestrategie.

Hans vraagt zich af wat de nazorg van de WiRs wordt.

Jesse / Beeld en Geluid

In december is Jesse begonnen bij Beeld en Geluid als GLAM wiki coördinator. Maarten Brinkerink is zijn begeleider. Beeld en Geluid deed al veel projecten met Wikimedia samen.

Beeld en Geluid heeft een eigen wiki met een redactie erachter. Daar wordt door een klein aantal externen aan bijgedragen. Er is terughoudendheid op het vlak van vrij bewerkbare platforms.

Komende tijd staat in het teken van:

1. Contentdonaties: Op dit moment is Beeld en Geluid de grootste leverancier van videomateriaal aan Commons, zo'n 4% van het totale video-aanbod op Wikimedia Commons komt van Beeld en Geluid. Het idee is om dat in de komende periode naar 10% te brengen.
2. Er komt grote hoeveelheid natuurbeelden beschikbaar, deze sluiten goed aan bij het project Wiki Loves Earth. Beeld en Geluid werkt met 11 natuurorganisaties samen op dit vlak.
3. Workshops worden in eerste instantie uitbesteed aan vrijwilligers. Jesse wil zelf meer ervaring opdoen op de platforms en de inhoud van de workshops voordat hij dit zelf op kunnen pakken. (Arie wil en kan een keer aansluiten).
4. Jesse zoekt naar raakvlakken met de andere thema’s. Heeft behoefte aan een open document waar de raakvlakken in kaart gebracht kunnen worden.

Jesse heeft de guidelines voor betaald bewerken van het Engels naar Nederlands vertaald. Hij stuurt hiervan de link nog rond.

Wil ook gaan proberen om het bredere netwerk van Beeld en Geluid te bereiken voor cursussen.

Vraagt zich af of experts aan Wikipedianen te koppelen zijn. Sandra is hier ook mee bezig geweest. Arie merkt op dat de café’s niet goed werken. Een café kan alleen werken als deze bevolkt worden door experts. Hans geeft aan dat dit in het verleden al is geprobeerd, ook door het opzetten en delen van de portalen. Jesse merkt op dat dit mogelijk offline plaats kan vinden. HK: In het 500 jaar Staten Generaal (550SG) project is al opgenomen dat er real life sessies met experts komen. De 1 op 1 begeleiding van experts heeft ook meer zin dan klassikale uitleg.

De BBC heeft een 'Speakathon' georganiseerd waarin van bekende mensen stukken tekst op radio worden vrijgegeven. Op Wikipedia kan er vervolgens over deze fragmenten worden geschreven. Vanuit B&G zou er de mogelijkheid bestaan dat een dergelijk evenement in Nederland zou kunnen worden georganiseerd. Hay geeft aan dat hij Jesse zal koppelen aan contacten bij de VPRO die iets dergelijks wellicht willen organiseren.

Voor de tweede helft van 2014 staan gesneden platen op het programma. Hier zit gedeeltelijk PD-materiaal tussen, gedeeltelijk moeten de rechten nog worden uitgezocht.

Wiki loves maps

Idee is om een wikiproject op te zetten met een lijst met kaarten voor de boekenweek. Het boekenweek thema is reizen, daarom sluit dit aan. Mogelijk een paar lezingen. Contentdonaties van andere instellingen zijn vooral welkom.

Het thema “Reizen” biedt meer ruimte aan Jesse en Sandra om een bijdrage te kunnen leveren. Voor de community moet er wel een duidelijke afbakening zijn van het, zoals “kaarten”. Dat daaromheen ook allerlei artikelen geschreven worden over cartografie, ontdekkingsreizigers, etc. is natuurlijk ook welkom.

Hay zal projectpagina opzetten voor Wiki loves maps.

Wat verder ter tafel kwam

• De aanwezigen geven aan dat ze allen erg geinteresseerd zijn in de GLAMwiki-toolset en hier graag een workshop over zouden willen volgen. Aan Sebastiaan wordt gevraagd of hij het e.e.a. kan organiseren voor de WiR's.
• Het zou handig zijn om best practices op te nemen over licenties en in het algemeen hoe je omgaat met Wikipedia in de gedeelde ruimte van het WiR-project op Wikipedia. Dit onder andere door de discussie aangezwengeld door de Wellcome-collectie waarin PD afbeeldingen zijn vrijgegeven onder een CC-BY licentie, terwijl eigenlijk de CC-PD mark logischer zou zijn. Ook zou hierin kunnen worden opgenomen wat 'hoge resolutie' is, ook een onderwerp wat vaak ter sprake komt. Ook moet duidelijk gemaakt worden aan de deelnemende instellingen dat het uiteindelijk niet gaat om het halen van promotie voor hun organisatie: de winst die ze halen is niet het geld wat ze verdienen maar de kennis die ze delen.
• Een andere best practice: gedeelde user accounts zijn niet handig
• Hay geeft aan dat er vanuit de KB mogelijk een filmpje komt over het Wikipedian-in-Residence project. De WiR's geven aan hier aan deel te willen nemen.
• Jesse gaat in Maart naar een editathon van Europeana Fashion

Volgende bijeenkomst 24 februari om 10:00 uur, Sandra zorgt voor locatie.