Titelbeschrijving

Een titelbeschrijving of bibliografisch record is een overzicht van de belangrijkste gegevens van een specifieke informatiebron, opgesteld volgens regels, ten behoeve van informatiesystemen als bibliografieën en catalogi.

Regels voor beschrijving

Het correct beschrijven van informatiebronnen als boeken, tijdschriften, bladmuziek, prenten, websites enz., is belangrijk omdat deze daarmee eenduidig geïdentificeerd en daardoor gevonden kunnen worden om vervolgens gebruikt te worden voor onderzoek. Voor elke mogelijke informatiebron kan een beschrijving gemaakt worden. Het doel dat met het beschrijven nagestreefd wordt, vormt het uitgangspunt voor de regels voor titelbeschrijving.

Bij het maken van titelbeschrijvingen voor een goed werkend informatiesysteem is het noodzakelijk om ieder gegeven op een vastgestelde manier te noteren in een bepaald veld binnen een van tevoren opgesteld kader. Op basis van deze velden kunnen vervolgens indexen samengesteld worden, wat het terugvinden van iedere beschrijving op ingangen als bijvoorbeeld auteur, titel of trefwoord mogelijk maakt. Het gegeven dat de informatie op een bepaald veld altijd een bepaald aspect weerspiegelt, maakt de informatie machineleesbaar en tot op zekere hoogt taal-onafhankelijk. Dit is belangrijk voor computernetwerken omdat de gegevens daarmee efficiënt gedeeld, uitgewisseld en gepresenteerd kunnen worden. Door het digitaal worden van informatie, is de uniformering van de regels voor titelbeschrijving steeds belangrijker geworden omdat verschillen in regels voor titelbeschrijving binnen informatiesystemen de automatische uitwisseling of vergelijking van gegevens lastig maken.

De elementen van een titelbeschrijving worden ook wel metadata genoemd, oftewel overkoepelende informatie over gegevens. Het proces van opstellen, uitwisselen en behouden van titelbeschrijving, wordt metadatabeheer genoemd. Als het proces uitgevoerd wordt in het kader van het maken van bibliografieën of catalogi, dan wordt het bibliografische controle genoemd.