Gebruiker:Riekepiek/interne communicatie

Interne communicatie (IC) is de communicatie die plaatsvindt tussen alle mensen die beroepshalve betrokken zijn bij dezelfde organisatie. IC richt zich op het behalen van de organisatiedoelen. Daarnaast speelt IC een belangrijke rol in het behalen van bijkomende doelen, zoals het soepel laten verlopen van veranderingen (zie ook:verandermanagement).

De rol van interne communicatie binnen de organisatie

Communicatie vindt overal plaats, binnen organisaties is er geen uitzondering. IC heeft meerdere functies: de smeerfunctie (werkzaamheden worden op een efficiënte manier uitgevoerd), bindfunctie (gevoel van trots en wij-gevoel creëren) en interpretatiefunctie (verschillende interpretaties bespreken door te communiceren) uitgevoerd. De uitvoering van interne communicatie verschilt per organisatie. Reijnders geeft de communicatieve kenmerken van de vijf belangrijkste organisatietypologieën:

Machineorganisatie

Verzekeringsmaatschappijen, Belastingdienst, Ministeries etc:

• Gestandaardiseerde en geformaliseerde communicatie, vastgelegd in handboeken.
• Taken van uitvoerenden zijn in detail vastgelegd.
• Formeel en schriftelijk taalverkeer.
• Overleg mondt vaak uit in regels en procedures.

Professionele organisatie

Grote accountants- en consultancybedrijven, ziekenhuizen, universiteiten etc.:

• Feitelijke macht ligt bij de werkvloer, waardoor er sprake is van een sterke betrokkenheid bij de totstandkoming van het beleid.
• Werkoverleg heeft een weinig formeel karakter.
• Specialistische professionals werken zeer zelfstandig, waardoor er een beperkte communicatie is over het werk.
• Opwaartse communicatie is vooral een machtsstrijd.

Divisieorganisatie

Philips, Akzo Nobel, AHOLD etc.:

• Nadruk ligt sterk op standaard (schriftelijke) procedures die het werk in de divisies moet reguleren.
• Communicatie vanuit de divisies naar het hoofdkantoor bestaat vooral uit rapportage en verantwoording over financiële zaken.
• Communicatie is veelal elektronisch of schriftelijk, overleg komt ook geregeld voor.

Ondernemersorganisatie

Kleine ondernemingen, familiebedrijven etc.:

• Communicatie is sterk informeel.
• Communicatie over het dagelijks werk niet alleen informeel en mondeling, maar ook weinig interactief.
• Invloed door middel van communiceren komt weinig voor: de baas is er gewoon de baas.

Innovatieve organisatie

Jonge, veelal kleinere ICT- en telecombedrijven, reclamebureaus etc.:

• Weinig sprake van top-down communicatie.
• Minimale sturing op basis van werkresultaten.
• Veel informeel overleg over hoe het werk aan te pakken (naar behoefte).

Communicatierichtingen

Verticale communicatie: verticaal tussen hogere en lagere functies.
Horizontale communicatie: tussen werknemers van gelijk niveau
Diagonale communicatie: werknemers van ongelijk niveau, verschillende afdelingen.
Bottom-up communicatie: informatiestroom van werkvloer naar management.
Top-down communicatie: informatiestroom van management naar werkvloer.

Linking pin-model

Het linking pin-model is een communicatiemodel die wordt toegepast in veel organisaties. Het model zorgt voor de coördinatie tussen verschillende hiërarchische niveaus in de organisatie, vanaf het strategisch management tot en met de frontlijn . Het linking pin-model zorgt ervoor dat de informatie van de frontlijn naar achteren gaat en omgekeerd. Het stelt medewerkers in staat wensen en ideeën aan het management te communiceren .

Visie op interne communicatie

De actie- en interactievisie op interne communicatie volgens Reijnders.

Actievisie

Kenmerken:

• Accent op IC als managementinstrument.
• Overbrengen boodschappen centraal (informeren).
• Afstemming middelen / doelgroep via vormgeving, tone-of-voice en timing.
• Afspraken over IC in communicatieplan.
• Eenrichtingsverkeer.
• Communicatiemanager is ‘His Master’s Voice’.

Communicatiemiddelen:

• Intranet:
  • Eenzijdige communicatie en voorlichting > bijvoorbeeld: een podcast.
  • Informatie en documentatie > bijvoorbeeld: procedures, richtlijnen en handboeken.
• Digitaal magazine, personeelsblad, nieuwsbrief en posters.
• Directiemededelingen, e-mail.

Kanttekeningen:

• Negatief mensbeeld;
• Past niet bij hedendaagse burger;
• Gedifferentieerde werkwaarden;
• Overschatting van effect;
• Negatieve reacties op directieve communicatie;
• Middelen zoals intranet passen niet bij doelgroepgedachte.

Interactievisie

Kenmerken:

• Informatie delen in plaats van informeren.
• Samen betekenis geven.
• Geen communicatiemiddelen, maar samenwerkingsinstrumenten.
• Medewerkers zijn actoren, iedereen is zender en ontvanger.
• Doel IC: proces-ondersteuning.

Uitgangspunten:

• IC is overal en altijd waar mensen samenwerken.
• Door met elkaar te communiceren, ontstaat er een gezamenlijk beeld.
• Medewerkers zijn waardevolle bron van kennis en informatie.

Communicatiemiddelen:

• Intranet:
  • Communicatie en voorlichting > bv. nieuws.
  • Informatie en documentatie > bv. werkinstructie.
  • Transactie en dienstverlening > bv. nieuwe medewerker aanmelden.
  • Participatie en samenwerking > bv. samenwerken aan documenten.
• Workshops, interactieve presentaties.
• Discussiefora, wiki, social media (bv. Yammer) , e-learning en webinars.

Kanttekeningen:

• Stuurloosheid;
• Interactiemoeheid;
• Macht en afhankelijkheid;
• Tijd en capaciteit;
• Gedoe;
• Gebrekkige vaardigheden;
• Onveiligheid;
• Gebrek aan overzicht door complexiteit.

Veranderingsstrategieën

Chin en Benne onderscheiden drie hoofdstrategieën die gebruikt worden voor de communicatie bij veranderingen:

Macht- en dwangstrategie

Een strategie die gebruikmaakt van autoriteit: de eigen macht of die van anderen. Wordt vaak toegepast bij veranderingsprocessen waarbij medewerkers niet willen mee willen in de verandering. De medewerkers worden gedwongen mee te gaan in de verandering.

Empirisch-rationele strategie

Een oplossingsgerichte strategie vanuit de gedachte dat de mens een rationeel wezen is. Door feitelijke argumenten aan te voeren over waarom de verandering noodzakelijk is, wordt ervan uitgegaan dat medewerkers de voorgestelde verandering zullen doorvoeren zodra ze ervan overtuigd zijn dat dit in hun eigen belang is.

Normatief-reëducatieve strategie

Deze strategie gaat ervan uit dat de mens van nature actief is, naar zingeving zoekt en bereid is te leren. Medewerkers worden gestimuleerd zelf aan de slag te gaan met de verandering als groep. De leider van het veranderingsproces fungeert als begeleider.

Bronnen