Gebruiker:NathalieB1988/Kladblok

1. Activiteiten

Smovin behoort tot de zogenoemde SaaS bedrijven, dit zijn bedrijven die een online dienst aanbieden. Smovin is specifiek ontworpen voor het beheren van verhuurd vastgoed.

2. Functionaliteiten

Het online platform biedt zijn gebruikers de mogelijkheid om het beheer van hun verhuurde eigendommen te automatiseren en te centraliseren. Door een koppeling met de bankrekening van de gebruiker kan de applicatie de huurinkomsten opvolgen. In de applicatie zelf kan de gebruiker navigeren naar verschillende tabbladen die allen andere functionaliteiten bevatten.

2.1 Dashboard

Dit is het eerste scherm dat de gebruiker te zien krijgt wanneer hij inlogt op de applicatie. De huurinkomsten en bezettingsgraad van de panden worden weergegeven op 1 scherm door middel van een procentuele weergave. Aan de rechterkant van het scherm staan de uit te voeren taken van de gebruiker opgelijst.

2.2 Taken

Op het tabblad taken staan alle uit te voeren acties opgelijst. Mogelijke taken zijn:

• achterstallige betalingen
• indexeringen
• stilzwijgende contractverlengingen
• opzeggingen

Er is een algemeen overzicht met alle taken en de gebruiker kan de taken categoriseren volgens bovenstaande categorieën. Elke taak staat weergegeven op een kaart waarop informatie over de desbetreffende taak is terug te vinden. De informatie die op de kaart wordt weergegeven is afhankelijk van het type taak.

Achterstallige betalingen

Wanneer de applicatie detecteert dat een huurder niet betaald heeft voor de gevraagde datum, wordt er automatisch een taak achterstallige betaling gecreëerd. De kaart van deze taak bevat steeds de volgende informatie:

• Het nog verschuldigde bedrag
• Het aantal dagen dat de huurder te laat is
• Wanneer de verhuurder voor het laatst actie heeft ondernommen

De kaart bevat ook 3 buttons:

• Mij later herinneren om de taak te laten verdwijnen. Deze verschijnt weer de volgende dag
• Details waaronder de gebruiker een overzicht van de meest recente communicatie en transacties terugvindt
• Actie waarmee de verhuurder kan kiezen welke actie hij wil ondernemen ten opzichte van de huurder.

Wanneer de gebruiker op de knop actie klikt, worden er 3 mogelijke acties voorgesteld:

• SMS
• Email
• Brief

Dit zijn de wijzen waarop de gebruiker/verhuurder het achterstal kan communiceren naar de huurder. De drie verschillende communicatiemanieren staan voorgeschreven voor de verhuurder. Door op de knop verzenden te drukken bij het communicatiemiddel van zijn keuze, verstuurt hij een sms, email of brief naar de huurder.

Eens actie ondernomen zal deze taak door de applicatie worden beschouwd als uitgevoerd en verdwijnt deze uit de takenlijst. Wordt de huurachterstand echter niet voldaan dan zal deze taak terug in de lijst komen te staan.

Indexeringen

Wanneer de huur van een huurcontract in aanmerking komt om te worden geïndexeerd, zal de applicatie voor de gebruiker een taak creëren met een bijhorende kaart. De kaart van een indexering bevat steeds de volgende informatie:

• huidige huur
• geïndexeerde huur

De kaart bevat ook 3 buttons:

• Mij later herinneren om de taak te laten verdwijnen. Deze verschijnt weer de volgende dag
• Details waaronder de gebruiker een overzicht van de berekening van de indexering terugvindt
• Actie waarmee de verhuurder kan kiezen welke actie hij wil ondernemen ten opzichte van de huurder.

Wanneer de gebruiker op de knop actie klikt, worden er 2 mogelijke acties voorgesteld:

• Ik wens deze huurprijs te indexeren
• Ik wens deze huurprijs niet te indexeren

Wanneer de gebruiker kiest voor Ik wens deze huurprijs te indexeren krijgt hij de mogelijkheid om het nieuwe huurbedrag nog aan te passen, alsook de datum vanaf wanneer hij de indexering wil toepassen. Let wel, dit bedrag kan nooit hoger zijn dan de maximale wettelijke indexering en de datum kan nooit vroeger zijn dan wettelijk bepaald.

Wanneer de gebruiker beide velden naar eigen tevredenheid heeft ingevuld, drukt hij op de button Ik bevestig de indexering voor het genoemde bedrag. Weer worden er 3 mogelijke acties voorgesteld:

• Email
• Brief
• Aangetekende brief

Dit zijn de wijzen waarop de gebruiker/verhuurder de indexering van de huurprijs kan communiceren naar de huurder. De drie verschillende communicatiemanieren staan voorgeschreven voor de verhuurder. Door op de knop verzenden te drukken bij het communicatiemiddel van zijn keuze, verstuurt hij een email, brief of aangetekende brief naar de huurder.

Wanneer de gebruiker kiest voor Ik wens deze huurprijs niet te indexeren krijg hij 2 mogelijkheden voorgesteld:

• Ik wens mijn huurder op de hoogte te brengen dat ik de huur niet zal indexeren
• Ik wens mijn huurder niet op de hoogte te brengen dat ik de huur niet zal indexeren

Wanneer de gebruiker kiest voor de eerste button Ik wens mijn huurder op de hoogte te brengen dat ik de huur niet zal indexeren worden er opnieuw 2 manieren van communiceren voorgesteld:

• Email
• Brief

Eens actie ondernomen zal deze taak door de applicatie worden beschouwd als uitgevoerd en verdwijnt deze uit de takenlijst. Wanneer het huurcontract terug in aanmerking komt voor indexering zal de applicatie opnieuw een taak creëren.

Stilzwijgende contractverlengingen

Afhankelijk van het soort huurcontract, is er in het contract een wettelijke opzegdatum bepaald. Dit om de huurder de gelegenheid te geven om het huurcontract te ontbinden. Wanneer een huurder de verhuurder niet in kennis brengt van het feit dat hij het huurcontract wenst te beëindigen, wordt het huurcontract automatisch verlengd. In dit geval spreken we van een stilzwijgende verlenging.

Wanneer een huurcontract de einddatum nadert, zal de applicatie voor de gebruiker een taak creëren met een bijhorende kaart. De kaart van een stilzwijgende contractverlenging bevat steeds volgende informatie:

• Oude vervaldatum
• nieuwe vervaldatum

De kaart bevat ook 3 buttons:

• Mij later herinneren om de taak te laten verdwijnen. Deze verschijnt weer de volgende dag
• Details waaronder de gebruiker de details van het contract en de basis voor de contractverlening terugvindt
• Actie waarmee de verhuurder kan aanduiden of het contract al dan niet is opgezegd.

Wanneer de gebruiker op de knop actie klikt, worden er 2 mogelijke acties voorgesteld:

• Het huurcontract wordt inderdaad verlengd
• Het huurcontract wordt niet verlengd

Wanneer de gebruiker aanduidt, Het huurcontract wordt inderdaad verlengd, vraagt de applicatie om de nieuwe einddatum van het contract te bevestigen. Eventueel kan deze door de gebruiker nog worden aangepast.

Wanneer de gebruiker aanduidt, Het huurcontract wordt niet verlengd, zal na de einddatum van het contract het pand als beschikbaar verschijnen in het dashboard.

Opzeggingen

In een huurcontract is er een wettelijke opzegdatum bepaald waarop de verhuurder uiterlijk het contract moet opzeggen indien hij het wenst te beëindigen. Dit om de verhuurder de gelegenheid te geven om het huurcontract te ontbinden of op te zeggen. De termijn waarop dit moet gebeuren is wettelijk bepaald en hangt af van het type huurcontract.

Wanneer een huurcontract de opzegdatum nadert, zal de applicatie voor de gebruiker een taak creëren met een bijhorende kaart. De kaart van een opzegging bevat steeds volgende informatie:

• Vervaldatum contract
• Uiterste opzegdatum

De kaart bevat ook 3 buttons:

• Mij later herinneren om de taak te laten verdwijnen. Deze verschijnt weer de volgende dag
• Details waaronder de gebruiker de details van het contract en de voorwaarden voor beëindiging van het contract terugvindt
• Actie waarmee de verhuurder kan aanduiden of hij het contract al dan niet wenst te beëindigen

Wanneer de gebruiker op de knop actie klikt, worden er 2 mogelijke acties voorgesteld:

• Ik wens dit contract te beëindigen
• Ik wens dit contract niet te beëindigen

Wanneer de gebruiker kiest voor Ik wens dit contract te beëindigen stelt de applicatie voor om een aangetekende brief te versturen. Dit is de enige wettelijke manier om als verhuurder de beëindiging van het contract naar de huurder te communiceren.

Wanneer de gebruiker kiest voor Ik wens dit contract niet te beëindigen dan zal het contract opnieuw worden aangeboden wanneer de datum voor de stilzwijgende verlenging in zicht komt.

2.3 Financieel overzicht

Op het tabblad financieel overzicht vindt de gebruiker een overzicht van alle contracten met het openstaande saldo per contract. Hij kan filteren op tekst, bijvoorbeeld naam, adres... en op eerdere contracten, lopende contracten en aankomende contracten.

Hij heeft ook de mogelijkheid om via de buttons rechts boven een betaling, een te betalen bedrag of een reductie toe te voegen.

Via de button transacties krijgt de gebruiker een overzicht van alle individuele financiële transacties.

2.4 Communicatie

Het tabblad communicatie geeft een overzicht van alle correspondentie die de gebruiker heeft gevoerd met zijn huurders. De applicatie staat toe om te filteren op tekst of op datum. Door op het oog recht naast de communicatie te klikken, verschijnt er een voorbeeld van de communicatie die verstuurd is.

2.5 Panden

Het tabblad panden bevat een overzicht van alle panden van de gebruiker en duidt aan of deze beschikbaar of verhuurd zijn. Door op een pand te klikken komt de gebruiker terecht op een pagina met informatie over zijn pand nl.: naam, type, geüploade documenten, adres, eigenaar, etc...

Op deze pagina wordt ook een overzicht gegeven van de huurcontracten die verbonden zijn aan dit pand. Door op het huurcontract te klikken komt de gebruiker terecht op een pagina met informatie over het huurcontract nl.: type, data, huurders, geüploade documenten, huurwaarborg, transacties en communicatie, etc...

2.6 Adresboek

Hier vindt de gebruiker de gegevens terug van iedere huurder of eigenaar die hij in de applicatie heeft ingevoerd. Per contact kunnen ook documenten worden geüpload.