Open Space Technology

Open Space Technology (OST) is een methode voor het organiseren en houden van een vergadering of meerdaagse conferentie, waarbij deelnemers zijn uitgenodigd om zich te concentreren op een specifieke, belangrijke taak of doel.

In tegenstelling tot vooraf geplande conferenties waar wie op welk tijdstip zal spreken, vaak maanden van tevoren al is gepland en daarom onderhevig is aan veel veranderingen, haalt OST de deelnemers aan zodra ze fysiek aanwezig zijn op de locatie van het live evenement. In die zin is OST meer deelnemer- en minder organisator-gedreven. Pre-planning blijft essentieel; je hebt gewoon veel minder planning nodig.

Het daadwerkelijke agenda-schema van presentaties is gedeeltelijk of grotendeels onbekend totdat mensen arriveren. De planning van welk gesprek, over welk onderwerp in welke ruimte wordt gemaakt door de aanwezigen, zodra ze aankomen. Aan het einde van elke OST-bijeenkomst wordt een debriefingsdocument gemaakt met een samenvatting van wat wel en niet werkte, zodat het proces volgend jaar soepeler kan verlopen.

OST begon met inspanningen in de jaren tachtig door Harrison Owen. Het was een van de tien beste methodes voor organisatieontwikkeling die tussen 2004 en 2013 werden genoemd.^[1]

Geschiedenis bewerken

De benadering is ontstaan door Harrison Owen, een bisschoppelijke priester wiens academische achtergrond en opleiding zich concentreerden op de aard en functie van mythe, ritueel en cultuur. In het midden van de jaren 60 verliet hij de academie om te werken met een verscheidenheid aan organisaties, waaronder kleine West-Afrikaanse dorpen, grote bedrijven en ngo's, stedelijke (Amerikaanse en Afrikaanse) gemeenschapsorganisaties, Peace Corps, regionale medische programma's, National Institutes of Health en Veterans Administratie.

Onderweg ontdekte hij dat zijn studie van mythe, ritueel en cultuur een directe toepassing had op deze sociale systemen. In 1977 startte hij een adviesbureau om als theoreticus en praktiserend adviseur de cultuur van organisaties in transformatie te verkennen.

Harrison riep het eerste internationale symposium over organisatietransformatie bijeen als een traditionele conferentie. Naderhand vertelden de deelnemers hem dat de koffiepauzes het beste waren. Dus toen hij het opnieuw deed, was Open Space zijn manier om van de hele conferentie één grote koffiepauze te maken, zij het met een centraal thema (doel, verhaal, vraag of 'mythe') dat de zelforganisatie van de groep.

Het experiment van Owen was zo succesvol dat het symposium Organisatietransformatie meer dan twintig jaar in Open Space-formaat werd voortgezet. Maar kort na de eerste Open Space begonnen de deelnemers Open Space te gebruiken in hun eigen werk en rapporteerden ze over hun leerproces. Eén evenement, dat in India werd gehouden rond het thema "The Business of Business is Learning", trok lokale media-aandacht die werd opgemerkt door de New York Times, die later in 1988 en 1994 hun eigen verhalen publiceerde op Open Space^[2] Owen heeft een beknopte gebruikershandleiding geschreven om verder experimenteren en oefenen te ondersteunen. Uiteindelijk werd een uitgebreide gids gepubliceerd door Berrett-Koehler.^[3]

In de jaren tachtig werd Owen door veel grote bedrijven beschouwd als een van de vele New Age-consultants wiens methoden de participatie van werknemers en interesse in bedrijfsproblemen zouden kunnen stimuleren.^[4]

Centrale elementen bewerken

Zelforganisatie bewerken

Open Space-bijeenkomst bij NASA Goddard Space Flight Center

Bijeenkomsten in de 'open ruimte' zijn in meer of mindere mate 'zelforganiserend'. Deelnemers en sprekers zijn allemaal uitgenodigd of betaald. Na bevestiging van het algemene thema en de focus is de organisator-sponsor van de bijeenkomst echter veel minder actief. De details van het dagelijkse spreekschema worden in meer of mindere mate gecreëerd en georganiseerd door de deelnemers en sprekers "op de dag van" bij te wonen.

Gezien het potentieel chaotische karakter van "open space"-bijeenkomsten, geeft de organisator-sponsor bij het begin van het evenement zijn beste slag om het thema, de grondregels, de waarden en de energieën van de conferentie te focussen. Dit omvat vaak korte inleidingen van elke aanwezige spreker.

De organisator-sponsor legt het "zelforganiserende" proces uit, samen met eventuele regels voor veranderende tijden, gesprekken en schema's zodra deze openbaar zijn gemaakt. De ideale facilitator van een evenement is "volledig aanwezig en totaal onzichtbaar", "ruimte vasthouden" voor deelnemers om zichzelf te organiseren, in plaats van microbeheersende activiteiten en gesprekken.^[5]

Uitkomsten bewerken

Omdat de agenda van een Open Space-bijeenkomst meer als een levend ding naar voren komt, is wat er precies gaat gebeuren of wordt aangepakt in meer of mindere mate onbekend. Toch kunnen en moeten verschillende zinvolle resultaten specifiek in het proces worden ingebouwd (veiligheid, vertrouwen, beleefdheid).^[6]

Open Space-bijeenkomsten worden meestal van een uur tot een paar dagen gehouden. Aan het einde van een aantal (vooral langere) open space-bijeenkomsten wordt een procesdocument samengesteld uit de notities die tijdens alle breakout-sessies zijn gemaakt. Dit wordt op papier of elektronisch onder alle deelnemers verspreid en gebruikt als basis voor het prioriteren van problemen, het identificeren van de volgende stappen en het voortzetten van het werk buiten de vergadering zelf.

Waar OST is gebruikt bewerken

Verschillende andere benaderingen delen een of meer kenmerken met OST: "unconferences", bijv FooCamp en BarCamp. Zowel FooCamp als BarCamp zijn deelnemer-gestuurd, zoals OST, maar geen van beide is georganiseerd rond een vooraf bepaald thema of gericht op het oplossen van een probleem. Het eerste Foo Camp werd georganiseerd door Tim O'Reilly en Sara Winge; Omdat Sara een leerling was van Harrison Owen, worden veel elementen die vergelijkbaar zijn met OST gebruikt in Foo Camp. ^[7]

De Open Space-benadering werd voor het eerst gebruikt in de Agile-softwareontwikkelingsgemeenschap tijdens de Agile / XP Universe-conferentie in 2002. Die groep ontwikkelde zich uiteindelijk tot de Agile Alliance, die het gebruik van Open Space in de Agile-gemeenschap heeft ondersteund.^[8] Sindsdien wordt Open Space gebruikt voor het leiden van Agile-transformatie en voor het verzamelen van vereisten in Agile-projecten.^[9]^[10]

Een design sprint (een vergadertechniek ontwikkeld door Google en gerelateerd aan design thinking) is vergelijkbaar met OST omdat deelnemers worden uitgenodigd door een organisator om samen te werken aan het oplossen van een probleem, met de hulp van een facilitator die is getraind in het leiden van dergelijke bijeenkomsten. (Google gebruikt ook OST-methoden, die een Google-technicus omschreef als "bijna het * tegenovergestelde * van sprints ... een minimaal ontworpen gesprek dat groepen nog steeds tot een solide reeks overeenkomsten brengt."^[11])

Sommige organisatoren van vergaderingen gebruiken Open Space-technieken in combinatie met andere methoden, om wat zij zien als "tekortkomingen" van OST te vermijden, bijvoorbeeld een sfeer die potentieel onvriendelijk is voor introverte mensen.^[12]^[13]

Open Space in het onderwijs bewerken

Onderwijsonderzoekers zien in het OST format een mogelijk geschikte methode om eigenaarschap en zelfsturing van het leren te stimuleren. De eerste studies in het hoger onderwijs lieten zien dat studenten meer betrokken zijn, meer tijd besteden aan hun studie (zie: Patton et al., 2016; Pereira & Figueiredo, 2010). OST lijkt ook kritisch denken te stimuleren (Van Woezik et al., 2019).

Zie ook bewerken

Externe links bewerken

openspaceworld.org Ondersteuning en ondersteund door Open Space-beoefenaars over de hele wereld. De site biedt materialen (of links naar materialen) in 20 verschillende talen.
openspaceworld.net wiki voor verhalen over Open Space-technologie
openspaceworld.com website van de bedenker van Open Space Technology, Harrison Owen
Owen, Harrison, A brief user's guide to Open Space Technology. Geraadpleegd op 29 juli 2008.
"Een gefundeerde theoretische studie over de waarde van het gebruik van open-ruimtetechnologie door Richard 'D' Norris Abstract van het HRDV 6000 Report Webster University, Merritt Island, FL, mei 2000, geraadpleegd op 9/9/09

Bronnen, noten en/of referenties

↑ Abadesco, Enrique V., Jr., An updated definition of organizational development. business.inquirer.net. Philippine Daily Inquirer (20 december 2015). Gearchiveerd op 6 april 2016. Geraadpleegd op July 18, 2018. "A cursory review of the top ten OD topics, drawn from contents of the OD Practitioner (the quarterly publication of the US-based OD Network) from 2004-2013 reveal the following: Transformation and change; Coaching; Consulting practice; Diversity and inclusion; Appreciative Inquiry; Strategic management; Balanced scorecard approach; Teams; Complexity theory; Dialogic and large group interventions such as World Café by Juanita Brown and Open Space by Harrison Owen and; Leadership development"
↑ Deutsch, Claudia H, Round-Table Meetings With No Agendas, No Tables. NYT (1 april 2018). Geraadpleegd op July 18, 2018. "An Episcopal priest and self-described civil rights activist, he held various governmental posts before becoming an organizational consultant 15 years ago. He developed the concept of "open space" meetings -- where attendees break into ad hoc groups to discuss topics with at least some consensus the topic has relevance. [the following is not a sentence. Part of citation missing?] After years of hearing people wax eloquent about the good experiences they had at meetings outside of the prearranged sessions."
↑ Owen, Harrison (21 april 2008), Open Space Technology: A User's Guide, Third. Berrett-Koehler. ISBN 978-1576754764.
↑ Cook, Karen, Scenario for a new age. NYT (25 september 1988). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Harrison Owen belongs to a new wave of consultants whose ideas are winning acceptance at some of the nation's largest corporations, including Polaroid, General Motors, TRW and Procter & Gamble. The consultants march under various flags - some are known as New Age consultants, others as transformational technologists or human resources specialists - but they all emphasize the importance of realizing each employee's potential."
↑ Owen, Harrison (2008), Open space technology : a user's guide. Berrett-Koehler Publishers, San Francisco, Calif. ISBN 9781576754764.
↑ What Is Open Space Technology?. OpenSpaceWorld.ORG. Gearchiveerd op 18 mei 2015.
↑ O'Reilly, Tim, The True Inventor of the Unconference. LinkedIn (March 8, 2018). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Sara based the design of Foo Camp in part on the "Open Space" work of Harrison Owen from 1985, who is widely credited with developing the concept. However, Sara just discovered that Alexander von Humboldt, one of the world's greatest scientists, pioneered the idea nearly 200 years ago, in 1828!"
↑ Agile Alliance, Glossary: Open Space. Agile Alliance. Geraadpleegd op June 26, 2020.
↑ Carey, M, How Walmart is Going Agile. @MLCarey. Geraadpleegd op June 26, 2020.
↑ Walsh, Sandra, The OpenXP Solution, 1st. doctoral dissertation published via Xlibris. ISBN 9781514447307. Geraadpleegd op June 26, 2020.
↑ Stillman, Daniel, Google Design Sprints: How to build *your* Perfect Week. Medium (1 december 2017). Geraadpleegd op 31 december 2018. "I was particularly thrilled to see that the Google crew was into Open Space Conversations, since I’m a big fan. They’re almost the *opposite* of sprints: they are an un-designed conversation….or rather a minimal designed conversation that still gets groups to a solid set of agreements."
↑ Howard, Phil, Integrating open space 16 technology and dynamic facilitation (PLA 53). Participatory Learning and Action 53: Tools for influencing power and policy. IIED (2005). Geraadpleegd op July 16, 2018. "Open space technology is a very successful participatory process, but it has two potential shortcomings: it is difficult to produce documentation of discussions in meetings lasting less than two days, and the process does not always encourage empathic listening among participants. Integrating open space with another participatory process, dynamic facilitation, could address these weaknesses when modest additional resources are available."
↑ Segar, Adrian, A short critique of Open Space. Conferences That Work (March 28, 2012). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Open Space session topics are determined by individuals who stand up in front of the entire group and announce their chosen topic. Generally, this is much easier for extroverts, who have few difficulties speaking to a group extemporaneously, than introverts who tend to shun such opportunities. The end result is that introverts are largely silent during the opening process, and the subsequent Open Space sessions are biased towards those proposed and often dominated by a comfortably-vocal minority."

Zie de categorie Open Space Technology van Wikimedia Commons voor mediabestanden over dit onderwerp.

[OD-1] Abadesco, Enrique V., Jr., An updated definition of organizational development. business.inquirer.net. Philippine Daily Inquirer (20 december 2015). Gearchiveerd op 6 april 2016. Geraadpleegd op July 18, 2018. "A cursory review of the top ten OD topics, drawn from contents of the OD Practitioner (the quarterly publication of the US-based OD Network) from 2004-2013 reveal the following: Transformation and change; Coaching; Consulting practice; Diversity and inclusion; Appreciative Inquiry; Strategic management; Balanced scorecard approach; Teams; Complexity theory; Dialogic and large group interventions such as World Café by Juanita Brown and Open Space by Harrison Owen and; Leadership development"

[NYT1994-2] Deutsch, Claudia H, Round-Table Meetings With No Agendas, No Tables. NYT (1 april 2018). Geraadpleegd op July 18, 2018. "An Episcopal priest and self-described civil rights activist, he held various governmental posts before becoming an organizational consultant 15 years ago. He developed the concept of "open space" meetings -- where attendees break into ad hoc groups to discuss topics with at least some consensus the topic has relevance. [the following is not a sentence. Part of citation missing?] After years of hearing people wax eloquent about the good experiences they had at meetings outside of the prearranged sessions."

[3] Owen, Harrison (21 april 2008), Open Space Technology: A User's Guide, Third. Berrett-Koehler. ISBN 978-1576754764.

[NYT1988-4] Cook, Karen, Scenario for a new age. NYT (25 september 1988). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Harrison Owen belongs to a new wave of consultants whose ideas are winning acceptance at some of the nation's largest corporations, including Polaroid, General Motors, TRW and Procter & Gamble. The consultants march under various flags - some are known as New Age consultants, others as transformational technologists or human resources specialists - but they all emphasize the importance of realizing each employee's potential."

[OST-5] Owen, Harrison (2008), Open space technology : a user's guide. Berrett-Koehler Publishers, San Francisco, Calif. ISBN 9781576754764.

[6] What Is Open Space Technology?. OpenSpaceWorld.ORG. Gearchiveerd op 18 mei 2015.

[Humboldt-7] O'Reilly, Tim, The True Inventor of the Unconference. LinkedIn (March 8, 2018). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Sara based the design of Foo Camp in part on the "Open Space" work of Harrison Owen from 1985, who is widely credited with developing the concept. However, Sara just discovered that Alexander von Humboldt, one of the world's greatest scientists, pioneered the idea nearly 200 years ago, in 1828!"

[8] Agile Alliance, Glossary: Open Space. Agile Alliance. Geraadpleegd op June 26, 2020.

[9] Carey, M, How Walmart is Going Agile. @MLCarey. Geraadpleegd op June 26, 2020.

[10] Walsh, Sandra, The OpenXP Solution, 1st. doctoral dissertation published via Xlibris. ISBN 9781514447307. Geraadpleegd op June 26, 2020.

[GoogleUses-11] Stillman, Daniel, Google Design Sprints: How to build *your* Perfect Week. Medium (1 december 2017). Geraadpleegd op 31 december 2018. "I was particularly thrilled to see that the Google crew was into Open Space Conversations, since I’m a big fan. They’re almost the *opposite* of sprints: they are an un-designed conversation….or rather a minimal designed conversation that still gets groups to a solid set of agreements."

[iied-12] Howard, Phil, Integrating open space 16 technology and dynamic facilitation (PLA 53). Participatory Learning and Action 53: Tools for influencing power and policy. IIED (2005). Geraadpleegd op July 16, 2018. "Open space technology is a very successful participatory process, but it has two potential shortcomings: it is difficult to produce documentation of discussions in meetings lasting less than two days, and the process does not always encourage empathic listening among participants. Integrating open space with another participatory process, dynamic facilitation, could address these weaknesses when modest additional resources are available."

[Critique-13] Segar, Adrian, A short critique of Open Space. Conferences That Work (March 28, 2012). Geraadpleegd op July 18, 2018. "Open Space session topics are determined by individuals who stand up in front of the entire group and announce their chosen topic. Generally, this is much easier for extroverts, who have few difficulties speaking to a group extemporaneously, than introverts who tend to shun such opportunities. The end result is that introverts are largely silent during the opening process, and the subsequent Open Space sessions are biased towards those proposed and often dominated by a comfortably-vocal minority."

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

[9]

[10]

[11]

[12]

[13]