Functioneel beheer

Functioneel beheer is een verantwoordelijkheidsdomein binnen de informatisering. Het beheert de informatievoorziening ten behoeve van een gebruikersorganisatie. Functioneel beheer wordt ook wel aangeduid met de term informatiebeheer of informatiemanagement. In de praktijk wordt informatiebeheer vaak gehanteerd voor de meer strategische onderdelen van het verantwoordelijkheidsdomein, maar beide begrippen kunnen als synoniem worden beschouwd.

Functioneel beheer zorgt voor het specificeren van de IT-services, het aansturen van de realisatie daarvan en het beheer van de bedrijfsinformatie. Met het specificeren van de IT-services zorgt functioneel beheer voor het vertalen van de informatiebehoeften, die vanuit verschillende werk- en bedrijfsprocessen van een organisatie ontstaan, in informatievoorziening. De gerealiseerde IT-services worden door functioneel beheer aangevuld met support voor de gebruikers, waardoor de gebruikersorganisatie beschikt over een passende en functionerende informatievoorziening.

Voorbeelden van operationele processen in functioneel beheer zijn het structureren van de veranderingen die plaatsvinden in de informatievoorziening en het ondersteunen van eindgebruikers bij het dagelijkse gebruik van de informatievoorzieningen.

Een gangbare set practices voor functioneel beheer wordt beschreven in BiSL. Een andere wijze van beschrijven van functioneel beheer is te vinden in de FSM-methode "De FSM-methode. Procesmatig managen van functioneel beheer". FSM richt zich op het procesmatig organiseren en managen van de activiteiten en de organisatie van functioneel beheer, en het verbeteren van de werkwijze van de organisatie.

Practices voor functioneel beheer volgens BiSL

Functioneel beheer kan volgens BiSL worden opgedeeld in drie clusters van practices:

• Gebruiksbeheer
• Functionaliteitenbeheer
• Verbindende, uitvoerende processen

Gebruiksbeheer

Dit cluster bestaat uit 3 practices die zich richten op de continue ondersteuning van de eindgebruiker bij het gebruik van de informatievoorziening. Het gaat hierbij om

• Gebruikersondersteuning
• Operationele ICT-aansturing
• Beheer bedrijfsinformatie

Functionaliteitenbeheer

De belangrijkste doelen van functionaliteitenbeheer is het specificeren van wijzigingen en het vormgeven van niet-geautomatiseerde informatievoorziening. Daarnaast houdt het zich bezig met het voorbereiden van de daadwerkelijke uitrol (release) van geaccepteerde wijzigingen (voorbereiden transitie) en het keuren en accepteren van de door de ICT-leverancier aangeleverde technische wijzigingen.

Verbindende, uitvoerende processen

Dit cluster bestaat uit twee practices die gebruiksbeheer met functionaliteitenbeheer verbinden. De eerste practice is wijzigingenbeheer, dat besluit over wijzigingsverzoeken die vanuit gebruiksbeheer worden geïnitieerd. De tweede practice is transitie, dat zorgt voor het daadwerkelijke doorvoeren van wijzigingen die tijdens functionaliteitenbeheer zijn geaccepteerd. Transitie draagt geaccepteerde wijzigingen in feite over van functionaliteitenbeheer aan gebruikersbeheer.

Procesmatig managen van functioneel beheer volgens de FSM-methode

In analogie met de ISM-methode biedt de FSM-methode een methodische aanpak van de organisatie en besturing van functioneel beheer. FSM maakt daarbij onderscheid naar 6 processen:

• Afspreken (Agreement management)
• Wijzigen (Specification management)
• Herstellen (Error management)
• Leveren (Support management)
• Informeren (Information model management)
• Voorkomen (Risk management).

Organiseren en managen van functioneel beheer

Met deze 6 processen kan iedere organisatie haar functioneelbeheertaken organiseren. De FSM-methode beschrijft hoe de organisatorische aspecten en de bijbehorende tooling daarbij kunnen worden ingericht. Bij het hanteren van de FSM-methode kunnen de practices van BiSL als illustratie dienen.

Functioneel beheer volgens Brouwer & Buurman

De functioneel beheerder is dé adviseur op operationeel niveau als het gaat om de informatievoorziening binnen een organisatie. De persoon heeft de kennis, kunde en ervaring die nodig is om een bepaalde verandering in die informatievoorziening teweeg te brengen. In feite zorgt de functioneel beheerder ervoor dat er sprake is van een betrouwbare, wendbare, schaalbare en innovatieve informatievoorziening.

Het takenpakket van een functioneel beheerder is heel divers. In grote lijnen onderscheiden Brouwer en Buurman drie aandachtsgebieden met elk drie activiteiten en noemen dit het 3x3 model. Dit model is gebaseerd op eigen ervaringen en observaties in de praktijk.

In het model worden drie verantwoordelijkheidsgebieden onderscheiden:

• Gebruiken, Beheren en Bewaken
• Verzamelen, Vertalen en Bepalen
• Realiseren, Accepteren en Implementeren

3x3 model van Brouwer

Functioneel applicatiebeheer

De term functioneel beheer moet niet worden verward met de term functioneel applicatiebeheer. Met de opkomst van functioneel beheer kan een onderscheid gemaakt worden tussen opdrachtgever en opdrachtnemer. Het applicatiebeheer is een technische aangelegenheid en wordt gezien als een verantwoordelijkheid van de (interne of externe) ICT-leverancier. Met het maken van onderscheid tussen vraag- en aanbodzijde van de informatievoorziening is er een scheiding mogelijk voor de functie van functioneel applicatiebeheerder. Echter in de praktijk is er nog altijd vraag naar de gecombineerde rol van functioneel en applicatie beheerder.

Informatiemanager en functioneel beheerder

Hoewel er geen erkend onderscheid bestaat tussen de begrippen informatiemanagement en functioneel beheer, is dat wel vaak zo tussen de functienamen informatiemanager en functioneel beheerder. Hoewel ook deze twee termen door iedere organisatie op haar eigen wijze kunnen en mogen worden gedefinieerd, wordt informatiemanager vaak op een tactisch/strategisch niveau toegepast en functioneel beheerder vaak op een meer tactisch/operationeel niveau. Bij kleinere organisaties zal vaak slechts een van beide termen worden gebruikt.